نمونه ای از تخلفات بارز و جبران ناپذیری که در دفاتر اسناد رسمی مشاهده شده، صدور اسناد قطعی غیرمنقول «املاک مصادره شده» است که تاریخ صدور آن ها را به تاریخ قبل از مصادره و قبل از پیروزی انقلاب اسلامی و حتی برای اشخاص ایرانی که تابعیت کشورهای بیگانه را دارند، به صورت جعلی از نظر تاریخ صدور سند، با تبانی صاحبان و مالکینی که اموال آن ها مصادره شده و با در دست داشتن سند رسمی در دادگاه های بین‌المللی مطرح و رسیدگی می شود که در صورت موفقیت، اینگونه اشخاص، میلیاردها دلار از حقوق دولتی که متعلق به مردم است در آستانه چپاول و تاراج قرار می‌گیرد. هرچند که خوشبختانه معمولاً با دفاع هیئت های کارشناسی که در عمل تسلط و تجربه و مهارت های فنی برتر ایرانی مانع از صدور احکام به ضرر کشور گردیده و با فرد خاطی برخورد قانونی صورت گرفته است. و صد البته خوشبختانه احساس مسئولیت وجدانی و میهنی اغلب قریب به اتفاق سردفتران از تکرار اینگونه جرائم پیشگیری نموده است. لیکن در این گونه موارد ضرورت بازرسی دقیق و مستمر کارشناسان اداره کل ثبت اسناد و املاک کشور از دفاتر دفترخانه های اسناد رسمی و تأکید و تردید و بررسی کارشناسانه معاملاتی که از اهمیت خاصی برخوردارند و استثناء بر قاعده محسوب می‌شوند یک وظیفه ملی ـ میهنی بوده و در جهت حراست از کیان اقتصادی و سیاسی مردم و دولت است!

ب :نحوه و چگونگی احراز هویت و کنترل اصالت مدارک شناسایی، وکالتنامه ها و پاسخ استعلاماتی که به اعتبار آن ها اسناد خصوصاًً معاملات قطعی تنظیم می شود و مسئولیت صحت و اصالت آن ها به عهده سردفتر است؛

در برخورد با متعاملین خصوصاًً معامل و وکیل، سردفتر باید به شرایط طبیعی و روحی و ارادی و صادقانه آن ها توجه و عنایت خاص داشته و در هر گونه رفتار و گفتار مشکوک و تأمل برانگیز آن ها دقت نماید.

اسناد هویتی خصوصاًً شناسنامه و اخیراًً کارت ملی که ضریب اطمینان بیشتری دارد دقیقاً از نظر تطابق کامل عکس با خود شخص و با توجه به فاصله زمانی عکس و سن افراد مورد بررسی و ملاحظه قرار گرفته و تا اطمینان قطعی از اینکه عکس مربوط به خود شخص است یا در قبال ارائه تصویر (عکس) کارت ملی خدمات ندهد و از پذیرش سایر مدارک جهت تنظیم سند (به دلیل عدم ارائه مدرک شناسایی قابل قبول) خودداری نماید.

در مقایسه و تطبیق عکس مندرج در مدارک شناسایی با اشخاص، توجه کردن به فاصله زمانی صدور این اسناد با سن شخص، ضروری است و همچنین در مقایسه با اعضا و اجزای تغییر ناپذیرتری مانند چشم، لب، بینی، فاصله بینی با لب، اندازه لب ها، شکل و اندازه و میزان برجستگی و یا چسبندگی گوش ها توجه دقیق تر و بیشتری شود. به علائم خاص و مشخصه افراد در صورت مانند سالک، خال، جوش ها، بریدگی ها و محل استقرار آن ها عنایت شود. در صورت اعمال جراحی زیبایی خصوصاًً برای بینی که در خانم ها بیشتر مرسوم و تا حدودی عمومیت یافته و عکس های ماقبل و مابعد در مدارک شناسایی جدید و قدیم توجه شده و در شناسایی و تطبیق عکس خانم ها از بانوان همکار دفترخانه کمک گرفته که با دقت بیشتر و مقایسه تمامی اجزای سر و صورت و نشانه های ظاهری، اشتباهی در مقایسه و امر مهم احراز هویت اشخاص پیش نیاید.

به هر گونه استقرار غیرعادی عکس مثلاً بر روی کاغذ شناسنامه، کارت ملی، جابجایی، سوراخ اضافی ماشین دوخت، چسب اضافی و نوع پرس کارت ملی، که احتمال تغییر و تعویض عکس را نشان می‌دهد، توجه شود.

هر گونه دست بردن، تراشیدگی، الحاق و یا آثار لکه هایی که ممکن است ناشی از کاربرد مواد شیمیایی پاک کننده و تغییر مشخصات باشد مورد توجه قرار گیرد و توصیه می شود سردفتران محترم چند وسیله بررسی مقدماتی کوچک و ارزان قیمت مانند ذره بین های چراغ دار که حداقل بزرگنمایی آن ها تا ده برابر باشد و چراغ مطالعه با نور ماوراء بنفش (U.V) که با باطری کار می‌کند و این نور معمولاً لکه های پاک شدگی و اختلاف نوع کاغذها را به صورت لکه و تفاوت رنگ در جای نسبتاً تاریک مانند فضای زیر میز کار نشان می‌دهد و چسب های اضافی را هم مشخص می‌کند خریداری و از آن استفاده نمایند. این نور حتی شماره های رنگی و نوع بازتاب و ذرات ایمنی که در کاغذ کارت ملی، چک های بانکی، تراول چک ها و نظایر آن تعبیه شده است و در کنترل اصالت کارت ملی و نیز اوراق بهادار مؤثر است از کاربرد بسیار مفیدی برخوردار است، در صورت لزوم و ‌در مورد اسناد مهم که ممکن است با تردید همراه باشد بهتر است از مشاورت کارشناسان باتجربه در این رشته بهره گیری و از هر گونه حوادثی که اعتبار دفترخانه را مخدوش و اتهاماتی را وارد می‌کند پیشگیری نمایند.

به وکالتنامه هایی که برای صدور اسناد قطعی و تعهدآور که خصوصاًً از بار مالی زیادی برخوردار است چه در احراز اصالتِ خودِ وکالتنامه و چه در احراز هویت اشخاص ذی ربط توجه بیشتری مبذول و در صورت هر گونه تردید، از دفترخانه مربوطه استعلام و تأیید اعتبار و اصالت آن را مطمئن شوند.

برای اطمینان از زنده بودن و در قید حیات بودن موکل در مواردی که با تردید و عدم اطمینان مواجه هستند حداقل شناسنامه موکل را ملاحظه و از عدم ابطال شناسنامه مطمئن گردیده و یا به نحوی از انحاء و کسب اطلاع از فرزندان و نزدیکان وی میزان و درصد اعتبار اسناد صادره را بالا ببرند.

در اصل بودن مدارک هویتی دقت کافی نموده و مدارکی که از طریق فتوکپی و یا عکس رنگی و کامپیوتری تهیه و پرس پلاستیکی می‌شوند توجه گردیده و جز مدارک اصلی، معتبر و قانونی مدرکی را نپذیرند (مثلاً نوع پرس کارت ملی دارای برجستگی خاص است که قابل لمس بوده و آن را از عکس کارت متمایز می‌سازد).

جعل کارت های پایان خدمت و یا معافیت از خدمت سربازی زیاد مشاهده شده است. لذا با دقت در ویژگی های کارت های اصیل و مقایسه دقیق نمونه های اصلی از نظر ابعاد، ضخامت، وزن، نوع چاپ، رنگ آمیزی و تداخل رنگ ها در یکدیگر و نمونه مهر و امضائات مسؤولان حوزه نظام وظیفه، با توجه به زمان تصدی امضاکننده و محل و زمان صدور، کارت های مسلم الصدور و اصیل را از کارت های مجعول و شبیه سازی شده بازشناسند.

هرگز از شهود و معرفین حرفه ای که معمولاً با دریافت مبالغی آماده انجام هر کار خلاف شرع و قانون می‌شوند استفاده و پذیرش نشود و دقت شود که شهود و معرف ها بهتر است از افراد شناخته شده و از بستگان نزدیک متعاملین که مستخدم دولتی یا دارای جواز و پروانه کسب بوده و در هر صورت شناخته شده، مورد وثوق، قابل اعتماد و از اعتبار شغلی برخوردارند استفاده شود.

استفاده از دوربین های مدار بسته در دفترخانه جهت کنترل مراجعین و عکسبرداری از متعاملین هنگام امضا و تنظیم اسناد با قید تاریخ، روز و ساعت حضور .