متتغیر های مربوط به مرحله اولیه شامل ویژگی های فردی یا فروشندگی، محدودیت های سازمانی یا موقعیتی و متغیرهای جمعیتی است، ویژگی های فردی مربوط به مذاکره کننده است در حالی که عوامل موقعیتی بیرونی هستند و پیش از رویارویی وجود دارند متغیرهای جمعیتی شامل : سن،‌ جنس،‌ و تجربیات پیشین مذاکره کننده است. (ویسمت و گسنهمیر،۱۹۹۶ ،۲۱)^[۱۶]

مذاکره موفقیت آمیز یعنی تلاش برای به دست آوردن راه حلی که مورد قبول و توافق هر دو طرف باشد این کار حتماٌ نباید برنده و بازنده ای در پی داشته باشد. مذاکره فرآیندی است که یا به یک نتیجه رضایت بخش برای هر دو به دنبال خواهد داشت. هنر مذاکره بر این اصل استوار است که طرفین بکوشند بین نتیجه دلخواه خود و نتیجه مورد نظر طرف مقابل نقطه مشترکی ایجاد کنند. برای رسیدن ‌به این موقعیت باید آمادگی، هوشیاری و انعطاف پذیری لازم را داشته باشید.

کلید موفقیت در مذاکره این است بدانیم در ازای امتیازاتی که هر یک از طرفین می‌دهند باید متقابلاٌ امتیازاتی دریافت کنند که با دانستن این موضوع در مرحله آمادگی می توان به موفقیت مذاکره را انجام داد.

۲-۲-۱-۱- اقدامات و مراحل انجام کار قبل از مذاکره :

۱- تعیین و تعریف هدف از مذاکره و تحریر برنامه های کاری لازم

۲- شناسایی حیطه های کار مذاکره

۳- تعیین ترکیب اعضای هیئت مذاکره کننده و مشخص نمودن رهبر یا رئیس آن

۴- تعیین حدود و اختیارات و مسئولیت های رئیس هیئت و سایر اعضای آن

۵- شناسایی وضعیت طرف مقابل از جمله نقاط ضعف ها،‌نقاط قوت، امکانات،‌ جهت کسب توانمندی بیشتر در مذاکره

۶- بررسی دقیق وضعیت خود در شرایط موجود

۷- تهیه اسناد و مدارک مثبته ‌و مربوط با موضوعات بحث در مذاکره(انواری رستمی،۱۳۸۲،۸۲)

۲-۲-۱-۲- شناسایی اهداف :

اولین قدم برای برنامه ریزی هر نوع مذاکره این است که اهداف خود را مشخص کنید. از مذاکره به دنبال چه نتیجه ای هستید ؟ تنها پس از پاسخ دادن ‌به این سؤال اساسی می توانید برای دست یافتن به اهداف خود در جلسه مذاکره برنامه ریزی کنید.

نیاز برای برنامه ریزی : اساس هر فرآیندی نیاز برای برنامه ریزی تجاری،‌برای موفقیت آن حیاتی است. اهداف بایستی برای تمام جنبه‌های مذاکره تنظیم شوند این بخش حیاتی، برنامه ریزی است که بیشتر موفقیت به آن بستگی دارد.

اهداف بایستی تا جای ممکن واقعی باشند برنامه کار مورد نیاز است که بر مبنای تاکتیکی برای افزایش هر میزان و اثرات آن ها بر ملاحظات تجاری و روان شناسی است. عکس العمل طرف دیگر باید به طور دقیق مورد توجه قرار گیرد و پاسخ های ممکن آماده گردد. هر آیتم باید زمان بندی شود و مشارکت طرف دیگر در نظر گرفته شود بسیاری از مذاکرات با شکست روبرو می‌شوند زیرا افراد وقت شان به پایان می‌رسد. مدیریت ضعیف زمانی می‌تواند منجر به سوء تفاهمات و شکست برای حل جزئیات شود.

برنامه ریزی مستلزم زمان، منابع مناسب است مذاکره کننده حرف های اولیه را آماده خواهد کرد. این وظیفه مشکلی است برای مذاکره کنندگان بی تجربه برای درک مکتوب این حرف ها و تمرین کردن و بازگویی آن ممکن است ضروری به نظر نرسد. یک دیالوگ مردد و لرزان،‌امتیاز و اعتماد به نفس را به طرف مقابل می‌دهد. حرف های اولیه حیاتی است. (اشکرفت،۲۰۰۴ ،۲۳۰ ) ^[۱۷]

یک مذاکره کننده ماهر همیشه چک لیستی از تمام اهداف خود تهیه می‌کند و سپس آن را جهت مقایسه نتایج جلسه با نتایج پیش‌بینی شده مورد استفاده قرار می‌دهد. در این صورت هر گونه تغییری در طرح اصلی بر اساس تصمیم گیری آگاهانه انجام می پذیرد و هدف از آن اخذ امتیازاتی از طرف مقابل است. مذاکره کنندگان با تجربه به ندرت بدون برنامه ریزی سخن می‌گویند و اغلب آن ها جزئیات طرح ها و موضوعات بحث را به طور کامل یادداشت می‌کنند ( فلمینگ^[۱۸]، ۱۳۷۹،‌ ۱۴ )

قبل از مذاکره فهرستی از تمام اهداف خود تهیه و آن ها را به ترتیب اولویت باید مرتب کرد. سپس در مواردی که برای انجام مذاکره چندان ضروری به نظر نمی رسند را مشخص و بعد به هنگام مصالحه ما می‌دانیم که در رابطه با کدام یک از اهداف فهرست شده می‌توانیم امتیاز بدهیم.

این اولویت ها به ۳ دسته تقسیم می‌شوند :

۱- آنهایی که ایده آل هستند.

۲- آنهایی که نمایانگر یک هدف واقعی هستند

۳- آنهایی که باید تحقق پیدا کنند و برای شکست نخوردن در مذاکره ضروری و قطعی است.

۲-۲-۱-۳- کسب آمادگی:

کسی که خود را از قبل برای مذاکره آماده می‌کند،از مزایای بسیاری بهره مند می شود که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• • توانایی تحلیل کارا و اثربخش مواضع طرف مقابل

• • توانایی استفاده از روند مناسب در اعطای امتیاز و تحلیل روند مذاکره

• افزایش احتمال دستیابی به اهداف مذاکره (به دلیل اینکه قبلا برای تعیین آن ها زمان مناسب صرف نموده است و می‌داند دقیقا در پی چیست)

آماده سازی باید قبل از شروع مذاکره ونه در طول مذاکره انجام شود. از برخی مذاکره کنندگان می شنویم که می‌گویند:”در حال حاضر، اطلاعات کافی در اختیار نداریم. به محض شروع مذاکره خواهیم توانست برای ادامه آن برنامه ریزی کنیم”. پس از شروع مذاکره، فرصتی برای آماده سازی وجود نخواهد داشت.آماده سازی مناسب زمانی صورت می‌گیرد که خواسته ها، اهداف و منافع خود را قبل از شروع مذاکره، تشخیص داده و زبان مناسب برای بیان و انتقال آن ها به طرف مقابل را نیز جستجو کنیم. همچنین باید آماده شنیدن خواسته ها، اهداف ومنافع طرف مقابل نیز باشیم تا بتوانیم در نهایت به توافقی دست یابیم که رضایت هر دو طرف مذاکره را تامین کند. به ندرت می توان مذاکره ای را موفق اعلام کرد، جز آنکه هر یک از طرفین، حداقل به بخشی از خواسته ها ی خود دست یافته باشند.

یکی از گام‌های مهم در فرایند آماده سازی، هدف گذاری بلند نظرانه (اما دست یافتنی)برای مذاکره است. مذاکره کنندگانی که ‌هدف‌های‌ بزرگی برای خود انتخاب نمی کنند، احتمال دستیابی به اهدافشان را افزایش می‌دهند، اما طبیعی است که این دستاوردها، حداکثر منافع آن ها را تامین نمی کند. از سوی دیگر، تعیین هدف های بلند پروازانه ودست یافتنی باعث می شود مذاکره کننده، جلسه را با سرخوردگی و ناراحتی ترک کند.(شعبانعلی،۱۳۸۹، ۳۱۰)

۲-۲-۱-۴- ارزیابی طرف مقابل:

موضوع مذاکره طرف مقابل، که قطعاٌ دارای نقاط قوت و ضعف است، از هر نظر باید بررسی کنید. نقاط ضعف را شناسایی و از این طریق نقاط قوت مذاکره طرف مقابل را سست کنید. پس شناسایی نقاط ضعف طرف مقابل به اندازه ی دانستن نقاط قوت وی اهمیت دارد. به همان ترتیبی که اهداف خود را شناسایی کردید باید سعی کنید که اهداف طرف مقابل را نیز شناسایی کنید.

درک رقیبتان مهم است بنا بر این باید سعی کنید که خودتان را تو ذهنش جا بدهید و ببینید بایدها و مطلوب های او چه هستند. (دنیلز،۱۹۹۸ ،۵۶ ) ^[۱۹]