برای تحلیل دوره وصول مطالبات از دو روش استفاده می شود. یکی زمان بندی مطالبات و دیگری تعیین دوره وصول مطالبات.
۱٫زمان بندی مطالبات
برای زمان بندی مطالبات حساب ها و اسناد دریافتنی بر حسب مدت از تاریخ سررسید طبقه بندی میشوند. به طور مثال حساب هایی که تا یک ماه از سررسید آن ها گذشته است با هم منظور و به همین ترتیب حساب هایی که دو ماه و سه ماه و… از موعد وصول آن ها گذشته است به تناسب مدت با یکدیگر طبقه بندی میگردد. از روی این صورت یا جدول بهتر می توان قابلیت وصول مطالبات را پیشبینی و برآورد کرد. به عنوان مثال وقتی جمع مطالباتی را که چند سال از سررسید آن ها گذشته با مطالباتی که تازه سررسید آن ها فرا رسیده است مقایسه کنیم می بینیم که شاید ۱۰% از حساب سال های قبل هم در سال جاری وصول نشود در حالی که بیش از ۹۵% مطالبات اخیر به حیطه وصول در خواهد آمد.
۲٫دوره وصول مطالبات
هر گاه زمان بندی حساب ها و اسناد دریافتنی مشکل باشد و یا بررسی بیشتری ضروری تشخیص داده شود تعیین دوره وصول مطالبات سودمند واقع خواهد شد. برای تعیین دوره وصول مطالبات ابتدا فروش نسیه را به شرح زیر محاسبه میکنند:
فروش نسیه روزانه= فروش نسیه سالیانه/۳۶۵
این نسبت نشان دهنده متوسط فروش نسیه روزانه شرکت میباشد. که اگر حساب های دریافتنی را بر فروش نسیه روزانه تقسیم کنیم دوره وصول مطالبات به شرح زیر به دست خواهد آمد) میرتونی،۱۳۸۸، ص ۵۳).
دوره وصول مطالبات = متوسط حساب های دریافتنی / فروش نسیه
در مواردی که تعیین متوسط مطالبات مشکل یا نیازمند صرف وقت زیاد باشد از مانده مطالبات در پایان سال استفاده میکنند. همچنین در صورتی که حساب فروش نسیه از فروش نقدی تفکیک نشده باشد ممکن است به جای فروش نسیه برای محاسبه دوره وصول مطالبات از مبلغ کل فروش استفاده کنند . به کار بردن مانده حساب مطالبات در پایان سال به جای متوسط آن و یا استفاده از کل فروش به جای فروش نسیه از دقت نتیجه می کاهد. ولی در موسساتی که میزان فروش نقد و نسیه به نسبت ثابتی باشد و در خط مشی فروش نسیه تغییراتی به وجود نیامده باشد نتیجه را می توان مورد استفاده قرار داد، زیرا در مقام مقایسه با سال های گذشته اثر بالا بودن رقم فروش از فروش نسیه جبران می شود.
در مقایسه دوره وصول مطالبات با شرایط فروش کالا به طور نسیه به طور عمومی نباید اختلاف فاحشی مشاهده شود. به عنوان مثال دوره وصول سی روزه در رابطه با شرکتی که کالا را با وعده ده روزه می فروشد حکایت از کندی دستگاه وصول میکند در حالی که اگر به طور عمومی به هنگام فروش، سررسید سی روز یا بشتر باشد دوره محاسبه شده مطلوب به نظر میرسد (وکیلی فرد، و همکاران ،۱۳۸۴،ص۱۲۱).
۲-۴-۱-۱اهداف استفاده از حساب های دریافتنی
هر گونه استفاده از منابع مالی یک شرکت، باید به قصد بیشینه کردن ارزش فعلی شرکت در بازار صورت گیرد. استفاده از وجوه در بخش حساب های دریافتنی نیز از این قاعده مستثنی نیست. برای اثبات این نظریه، می توان اهداف اساسی استفاده از حساب های دریافتنی را به شرح زیر مشخص کرد:
۱- کسب فروش
به طور کلی شرکت هایی که اجناس خود را به صورت اعتباری به فروش می رسانند، نسبت به شرکت هایی که شرایط فروش نقدی دارند، دارای سطح فروش بیشتری خواهند بود. بسیاری از مشتریان آمادگی پرداخت نقدی را در هنگام خرید کالا ندارند و ترجیح میدهند که به جای همراه داشتن دسته چک، صورتحساب خرید به بخش حسابداری آن ها، جایی که مسائل مالی متمرکز و رسیدگی میشوند، ارسال گردد، تا نسبت به صدور چک اقدام شود.
۲-افزایش سود
هدف اصلی استفاده از حساب های دریافتنی، کسب فروش بیشتر جهت دستیابی به سود بــیشـتر است. این موضوع زمانی صادق است که حاشیه فروش یا سود ناخالص حاصل از به کار گیری سیاست های اعتباری از هزینه های ناشی از آن بیشتر نباشد. اگر شرکتی با فروش نسیه موفق به کسب سود بیشتری نشود، بهتر است از فروش نقدی استفاده کند.
۳- رقابت با شرکت های رقیب
به عنوان یک راه حل و اقدام رقابتی، بیشتر شرکت ها سیاست های فروش اعتباری خود را در مقایسه با خط مشی رقبای تجاری، طرح ریزی میکنند. این روش در تجارت یک امر عادی است. لازم به ذکر است که سیاست های اعتباری در صنایع مختلف به طور کامل متفاوت است ( حسنی، ۱۳۹۰، ص۴۶).
۲-۴-۲ دوره گردش موجودی ها
درحال حاضراقتصاد جدید به طورقابل ملاحظه ای صنعتی شده است. مشکلات تأمین مالی و ملاحظات سرمایه درگردش باعث شده است که شرکت ها از طریق اعمال کنترل های مناسب دیدگاه جدبدی نسبت به موجودی خود داشته باشند. گزارش اتوتحلیلهای آماری به روش نی بیانگر این است که داشتن سطح بهینه ازموجودی ها واعمال کنترل های مناسب برموجودی ها ازطریق، کاهش هزینه سرمایه گذاری در موجودی ها وهمچنین کاهش هزینه نگهداری موجودی ها امکانپذیرمی باشد. ازاینروعرضه و تحویل به موقع کالاها به مشتریان وهمچنین کاهش هزینه نگهداری وسرمایه گذاری در موجودی های کالا ازچالش های مهم مدیران میباشد. که این امرازطریق اقدامات مناسب می تواندمرتفع شود(تروئل وسولانو،۲۰۰۶،ص۷).
به طورکلی دوره گردش موجودی ها بیانگرمدت زمانی است که طول میکشد تاکالا فروخته شود. به طورعمومی کالارامترادف موجودی جنسی بکارمی بریم واین تعبیر شامل مواد اولیه، کالای درجریان ساخت، وکالای ساخته شده می شود و ملزومات تولید راهم دربرمی گیرد. از طرف دیگر، نگهداری موجودی کالا معمولا به منظور جبران نوسانات تحویل کالا وجلوگیری از اتمام بی موقع آن انجام میگردد. دفعات کم گردش کالا، به معنای سرمایه گذاری نسبتاً زیاد در موجودی کالا است (درمقایسه با مبلغ فروش). نگهداری کالا بیش از سطح لازم، باعث حبس منابع مالی درموارد غیرمولد خواهد شد. از طرف دیگر، چنانچه دفعات گردش کالا خیلی زیاد باشد، به معنای آن است که موجودی کالا در سطحی نسبتاً کم وغیر کافی نگهداشته می شود و میتواند به طور مکررموجب اتمام موجودی واز دست دادن مشتریان بشود. هدف واحد انتفاعی قاعدتاً باید این باشد که سطح موجودی کالا را درحدی مطلوب نگهدارد که نه باعث به کارگیری منابع مالی درمواردغیر مولد و نه باعث از دست دادن مشتریان شود (محمدی، ۱۳۸۸، ص۳).
۲-۴-۲-۱انواع موجودی ها
مؤسسات تولیدی معمولا سه نوع موجودی دارند: مواد اولیه، کار در جریان ساخت، کالای ساخته شده (تروئل و سولانو،۲۰۰۶،ص۸). در ایـن صـورت کالا در دفاتـر یا به عنـوان موجــودی و یـا به عنـوان حساب های دریافتنی ثبـت مـی گردد. در بعضی موارد، بسیاری از مؤسسات ترجیح میدهند که کالای خود را فروخته و آن را به وجه نقد نزدیک تر نمایند (شین و سوئن، ۲۰۰۲،ص۴۱)[۱۴].
موجودی های واحدهای تولیدی معمولا شامل هرسه نوع موجودی مشروح بالا است. اما سطح موجودی های نگهداری شده در هر واحد انتفاعی به ماهیت عملیات آن بستگی دارد و ممکن است در واحدهای انتفاعی مختلف به شدت نوسان و تغییر کند(قالیباف، ۱۳۸۷، ص۹۵).
